This post is also available in: English 简体中文 (Chinese (Simplified))

Apa yang Diatur oleh Dokumen Perusahaan Indonesia?

Di Indonesia, Dokumen Perusahaan diatur dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997, yang membantu memastikan kebijakan pembangunan nasional yang mendasar dalam perekonomian negara. Alasan utama diundangkannya UU No.8/1997 adalah untuk mengatur jalannya perusahaan agar berjalan efektif dan lancar.

 

Hukum Dokumen Perusahaan Indonesia

Mulai berlaku penuh pada tahun 1997, Undang-Undang Perseroan Terbatas menggantikan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang Indonesia yang telah dicabut dan peraturan-peraturan lain yang tidak sejalan dengan Undang-Undang Perseroan Terbatas yang berlaku saat ini. Peraturan tersebut sangat memperhatikan dokumen perusahaan yang menyangkut:

• Pengalihan
• Transfer
• Penugasan
• Penghapusan perusahaan

 

Apa Arti ‘dokumen’ dalam Konteks Ini?

Dalam Dokumen Perusahaan, dokumen perusahaan mengacu pada data, catatan, dan  keterangan lisan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya. Dokumen perusahaan mencakup segala informasi atau data yang dapat dilihat, didengar, atau dibaca oleh perusahaan. Di antara dokumen tersebut adalah:

Dokumen keuangan

Di bawah dokumen keuangan, segala sesuatu yang berhubungan dengan moneter dan keuangan perlu disimpan dengan jelas. Dokumen-dokumen seperti berikut ini dianggap sebagai ‘dokumen keuangan’:

• Laporan Neraca Tahunan
• Laporan Laba Rugi
• Catatan Transaksi
• Setiap tulisan yang berisi informasi tentang kegiatan perusahaan

Satu hal penting yang perlu diingat adalah neraca tahunan dan laporan laba rugi, serta catatan lain yang terkait dengannya, perlu diverifikasi dan ditandatangani oleh manajemen perusahaan di atas kertas. Seandainya pengurus suatu perusahaan atau pejabat yang berwenang terhadap perusahaan tersebut tidak menentukan lain. Dalam waktu enam bulan sejak tahun buku keuangan perusahaan berakhir, sebuah catatan, yang memverifikasi catatan keuangan harus dirilis.

Undang-undang juga menyatakan bahwa Dokumen Perusahaan harus melakukan penyimpanan arsip. Di antara catatan yang harus disimpan adalah bukti pembukuan, yang terdiri dari aset, hutang, dan perubahan modal. Selain itu, administrasi keuangan dan data administrasi, yang merupakan data pendukung yang digunakan dalam pembuatan dokumen keuangan, berfungsi sebagai bukti pembukuan dan dokumen penting suatu perusahaan. Oleh karena itu, karena hal tersebut menyangkut hak, tanggung jawab, dan kegiatan dalam usaha perusahaan, maka data tersebut harus disimpan selama sepuluh tahun, terhitung sejak tahun buku perusahaan berakhir.

Dokumen Lainnya

Dokumen yang tidak memiliki hubungan langsung dengan catatan keuangan diklasifikasikan sebagai ‘dokumen lain’.

Ini berarti bahwa setiap data, tertulis, secara lisan, atau rekaman digital yang berisi informasi berharga perusahaan dihitung sebagai dokumen lain juga. Jangka waktu penyimpanan dokumen lain tergantung pada nilai-nilai dari masing-masing dokumen.

Dengan demikian, apabila dokumen perusahaan dipindahtangankan ke dalam suatu bentuk media, maka dokumen dalam bentuk softcopy tersebut masih merupakan alat bukti yang sah. Namun, pemindahan arsip harus terlebih dahulu disetujui oleh notulen rapat dengan manajemen perusahaan. Selain itu, manajemen akan bertanggung jawab jika terjadi kerugian akibat pemindahan dokumen perusahaan apabila:

• dokumen tersebut dilakukan sebelum jangka waktu penyimpanan berakhir.
• penghapusan dilakukan dengan sengaja meskipun seharusnya disimpan karena memiliki informasi yang berharga.

Hal lain yang perlu diingat adalah, selama penyusunan arsip, pastikan sesuai dengan standar penulisan yang benar; menggunakan alfabet Latin atau Romawi, angka Arab, mata uang Rupiah, dan menyusun dokumen dalam bahasa Indonesia. Ada satu pengecualian; yaitu jika ada izin dari Menteri Keuangan, barulah catatan itu bisa dikumpulkan dalam bahasa asing.